Dernière mise à jour : 15 avril 2025 _(Les présentes « CGU » régissent l’utilisation de l’application Fluicy.)_

Fluicy est une application SaaS destinée aux professionnels (TPE/PME/Entrepreneurs) en France. Elle offre des fonctionnalités de gestion administrative du personnel (plannings, documents RH, contrats, etc.), un tableau de bord de facturation, la gestion d’abonnements, l’analyse de documents par intelligence artificielle et le stockage sécurisé de fichiers. Fluicy est disponible sur web et mobile. Le service est fourni exclusivement en langue française.

Important : Fluicy n’est pas un réseau social ni un service communautaire. Chaque entreprise cliente dispose de son propre espace privatif. Aucune donnée n’est partagée entre différentes entreprises utilisatrices de Fluicy sans consentement explicite.

Les présentes CGU s’appliquent à tout Utilisateur de l’application Fluicy. En créant un compte ou en utilisant Fluicy, vous acceptez sans réserve l’intégralité des termes des présentes CGU, ainsi que les Conditions Générales de Vente et la Politique de Confidentialité associées. Si vous n’acceptez pas ces conditions, vous n’êtes pas autorisé à utiliser le service.

Ces CGU constituent un accord contractuel entre vous (en tant qu’Utilisateur ou Client) et la société éditrice de Fluicy (ci-après « la Société »). Elles peuvent être amenées à évoluer : la Société se réserve le droit de modifier les CGU à tout moment, notamment pour s’adapter aux évolutions légales ou fonctionnelles du service. En cas de modification, les nouvelles CGU seront publiées sur le site de Fluicy ou notifiées via l’application. Il vous appartient de les consulter régulièrement. L’utilisation continue du service après une mise à jour des CGU vaut acceptation des nouvelles conditions.

Dans ces CGU, les termes suivants ont la signification définie ci-dessous :

L’utilisation de Fluicy nécessite la création d’un compte Utilisateur. Le Client principal (représentant de l’entreprise abonnée) crée un compte Manager, puis peut inviter d’autres Utilisateurs (par exemple des Employés) en leur créant des accès.

Véracité des informations : Lors de la création de compte, l’Utilisateur s’engage à fournir des informations exactes, à jour et complètes (par ex. identité, coordonnées). Toute modification (changement d’adresse email, de statut, etc.) doit être mise à jour sans délai. En cas d’informations fausses ou obsolètes, la Société se réserve le droit de suspendre ou clôturer le compte après notification.

Confidentialité des identifiants : Chaque Utilisateur est responsable de la confidentialité de ses Identifiants de connexion. Il doit veiller à utiliser un mot de passe robuste et le conserver secret. En cas de perte, d’oubli ou de soupçon d’utilisation non autorisée de ses Identifiants, l’Utilisateur doit en informer sans délai la Société (via le support). La Société ne pourra être tenue pour responsable des accès indus au compte d’un Utilisateur si ses Identifiants ont été divulgués par sa négligence.

Conditions techniques : Il appartient à l’Utilisateur de disposer d’un équipement (ordinateur, tablette ou smartphone) et d’une connexion Internet adéquats pour accéder à Fluicy. Le Client doit s’assurer que sa configuration est compatible et suffisamment sécurisée (navigateur à jour, absence de virus, etc.). Les éventuels coûts (abonnement internet, mobile) liés à l’accès au service sont à la charge de l’Utilisateur.

Disponibilité du service : Fluicy est accessible 7j/7 et 24h/24, sous réserve d’éventuelles interruptions pour maintenance, mise à jour ou cas de force majeure. La Société pourra suspendre temporairement l’accès à Fluicy pour effectuer des interventions techniques visant à améliorer le service ou assurer sa maintenance. Dans la mesure du possible, les Utilisateurs seront prévenus à l’avance des maintenances planifiées (ex : notification in-app ou email). La Société met en œuvre les moyens raisonnables pour assurer un haut niveau de disponibilité, sans obligation de résultat sur un uptime spécifique.

Droits des Administrateurs : Un Utilisateur Manager (généralement le Client ou un manager désigné) dispose de droits lui permettant de paramétrer l’espace de l’entreprise sur Fluicy. Il peut notamment :

Données des Employés : Les Employés invités sur Fluicy par le Client acceptent que les Administrateurs de leur entreprise aient accès aux informations et documents qu’ils ajoutent ou qui sont ajoutés en leur nom dans l’application. Un Employé peut consulter ses propres données et documents dans son espace personnel, mais n’a pas accès aux données des autres collaborateurs (sauf s’il détient lui-même un rôle administrateur). L’Employé reconnaît que son employeur (le Client) a choisi d’utiliser Fluicy pour gérer certaines de ses données RH, et consent à ce que ces données soient hébergées sur la plateforme Fluicy. Si un Employé refuse l’utilisation de Fluicy pour ses données, il doit en informer son employeur et ne pas utiliser l’application.

Responsabilité du Client vis-à-vis des données Employés : Le Client s’engage à n’inviter sur Fluicy que des personnes pour lesquelles il dispose de l’autorité ou du consentement nécessaire concernant le traitement de leurs données personnelles. Le Client (employeur) est responsable d’informer ses employés de l’utilisation de Fluicy et des données qui y seront stockées les concernant. Conformément au RGPD, le Client agit en tant que responsable de traitement pour les données personnelles de ses employés qu’il gère via Fluicy, la Société agissant alors comme sous-traitant (voir Politique de Confidentialité et Article Données Personnelles dans les CGV). Le Client doit donc respecter les obligations légales auprès de ses employés (information, base légale du traitement, etc.) lorsqu’il utilise Fluicy pour gérer leurs données.

Chaque Utilisateur doit utiliser Fluicy conformément à sa destination professionnelle et dans le respect des lois et réglementations en vigueur.

Contenus interdits : Il est strictement interdit d’utiliser Fluicy pour stocker, publier ou transmettre des contenus illicites, offensants, ou portant atteinte aux droits d’autrui. En particulier, le Client s’engage à ne pas stocker sur Fluicy de documents ou données :

Respect des droits de chacun : Le Client est seul responsable des données qu’il importe dans Fluicy. Il lui appartient de s’assurer qu’il a le droit d’utiliser ces données et de les faire traiter par la plateforme. La Société ne pourra être tenue responsable du caractère illicite des données saisies par le Client. En cas de notification par un tiers ou d’une autorité compétente du caractère manifestement illégal de certaines données hébergées, la Société pourra prendre les mesures appropriées (retrait temporaire du contenu, suspension du compte concerné) conformément à la loi.

Sécurité et intégrité de la plateforme : Il est interdit d’accéder ou de tenter d’accéder aux comptes d’autres Utilisateurs sans autorisation, de contourner ou désactiver les dispositifs de sécurité de l’application, d’introduire tout virus, malware ou code nuisible, ou de mener toute action susceptible de nuire à la sécurité, à l’intégrité ou aux performances de Fluicy. Toute violation de la sécurité pourra entraîner la suspension immédiate du compte concerné et des poursuites le cas échéant.

Utilisation des fonctionnalités d’analyse (IA) : Fluicy intègre un outil d’analyse automatique de documents via l’IA (Gemini). Cette fonctionnalité est fournie pour assister les Utilisateurs (par ex. lecture automatique de factures ou extraction de données de documents). Cependant, le Client et les Utilisateurs doivent rester vigilants quant aux résultats fournis par l’IA : ceux-ci peuvent comporter des inexactitudes ou des erreurs d’interprétation. La Société recommande de toujours vérifier les informations générées avant de les utiliser dans un contexte professionnel ou une prise de décision. En utilisant l’IA de Fluicy, le Client reconnaît que les données qu’il soumet pour analyse peuvent être traitées par un prestataire tiers d’intelligence artificielle. La Société garantit que ces données ne seront pas conservées par ce prestataire au-delà du traitement ni utilisées pour entraîner des modèles d’IA génériques. Si le Client préfère ne pas recourir aux fonctionnalités d’IA, il lui est possible de ne pas utiliser ces outils (leur usage n’est pas obligatoire dans l’application). En aucun cas la Société ne pourra être tenue responsable d’une décision prise par le Client ou d’une action menée par l’Utilisateur sur la seule base d’un résultat fourni par l’IA sans vérification humaine.

Fluicy met à disposition de ses Utilisateurs un service de support accessible directement depuis l’application (système de tickets) ou par email.

Fluicy est en constante évolution afin d’améliorer les fonctionnalités existantes, d’en ajouter de nouvelles ou de corriger d’éventuels bugs. La Société pourra déployer des mises à jour de l’application, automatiquement ou après accord de l’Utilisateur (ex : téléchargement d’une nouvelle version depuis l’App Store/Play Store).

Évolutions fonctionnelles : La Société se réserve la possibilité de modifier les caractéristiques techniques ou fonctionnelles de Fluicy. Elle s’efforcera de maintenir ou d’améliorer l’expérience utilisateur et les performances. Dans le cadre de l’amélioration continue, certaines fonctionnalités peuvent être ajoutées, modifiées ou supprimées. Si une fonctionnalité essentielle devait être supprimée ou radicalement changée, la Société en informerait le Client préalablement, dans la mesure du possible.

Maintenance : Des interruptions temporaires de service peuvent survenir pour maintenance (voir section Disponibilité). La Société fera en sorte, autant que possible, de planifier les opérations lourdes de maintenance en dehors des heures ouvrées et de limiter la durée des interruptions.

Support des plateformes : Fluicy est multi-plateformes (web, iOS, Android). La Société veille à la compatibilité avec les versions supportées des navigateurs et OS principaux. Cependant, avec l’évolution des technologies, il peut arriver que d’anciennes versions ne soient plus prises en charge. Il est recommandé aux Utilisateurs de maintenir à jour leur application et leur système.

Propriété de Fluicy : La solution Fluicy (incluant notamment l’application web et mobile, le code logiciel, la charte graphique, le logo, la base de données, etc.) est la propriété exclusive de la Société ou de ses concédants. Tous les droits de propriété intellectuelle afférents à Fluicy et à ses composantes sont réservés. L’utilisation de l’application dans le cadre des présentes CGU n’entraîne aucune cession de droits de propriété intellectuelle au bénéfice du Client. La Société accorde au Client un droit d’utilisation non exclusif, non transférable et limité à la durée du contrat, pour les seuls besoins de son activité professionnelle et dans le respect des CGU/CGV.

Contenus du Client : Le Client reste propriétaire de l’ensemble des Données et contenus qu’il importe sur Fluicy. Le fait d’héberger ces données sur la plateforme n’octroie à la Société aucun droit de propriété dessus. Le Client accorde à la Société une licence d’utilisation de ses Données strictement limitée aux besoins de l’exploitation du service Fluicy (par exemple, stocker, sauvegarder, afficher les données afin de fournir les fonctionnalités, ou les analyser à sa demande via l’IA). La Société n’utilisera en aucune manière les Données du Client en dehors de l’exécution du service, et ne les partagera pas avec des tiers non autorisés. Notamment, les données confiées par le Client ne seront jamais utilisées pour le développement ou l’entraînement de modèles d’intelligence artificielle autres que ceux mobilisés pour fournir le service demandé, et ne feront l’objet d’aucune exploitation commerciale ou publicitaire.

Éléments tiers : Certains éléments intégrés dans Fluicy peuvent être soumis à des licences tierces (par ex. bibliothèques open source utilisées dans l’application). Ils restent la propriété de leurs auteurs respectifs. Le Client s’engage à respecter les éventuelles licences d’utilisation de ces composants tiers. Par ailleurs, les marques et logos de la Société et du service Fluicy sont protégés ; il est interdit de les utiliser sans autorisation écrite préalable, en dehors des cas permis par la loi (droit de citation, etc.).

L’utilisation de Fluicy implique la collecte et le traitement de données personnelles vous concernant, ainsi que concernant éventuellement vos employés. La Société attache une grande importance à la protection de la vie privée et à la sécurité de ces données. Les modalités de traitement des données (nature des données collectées, finalités, droits des personnes, mesures de sécurité, etc.) sont détaillées dans la Politique de Confidentialité de Fluicy, accessible [ici](#politique-de-confidentialit-de-fluicy).

En utilisant Fluicy, le Client reconnaît avoir pris connaissance de la Politique de Confidentialité et s’engage à la respecter pour ce qui relève de sa responsabilité. Notamment, si le Client renseigne des données personnelles de tiers (ex : informations de ses salariés), il lui incombe de le faire conformément à la réglementation applicable (RGPD) et d’avoir une base légale pour chaque traitement. La Société, en tant que prestataire, agit selon les cas comme responsable de traitement (pour la gestion de votre compte, de l’abonnement, etc.) ou comme sous-traitant (pour les données des salariés du Client traitées au sein de l’outil). Elle s’engage à traiter ces données uniquement pour les finalités prévues, de manière licite et sécurisée, et à ne pas les divulguer.

La Société et le Client conviennent de garder confidentielles toutes les informations de nature sensible ou personnelle échangées dans le cadre de l’utilisation de Fluicy. Chacune des parties s’engage à ne pas divulguer à des tiers, sans consentement écrit préalable de l’autre partie, les informations non publiques (commerciales, techniques, données d’affaires, données personnelles…) qui pourraient lui être communiquées dans le cadre du contrat, à l’exception des sous-traitants autorisés tenus aux mêmes obligations de confidentialité. Cette obligation de confidentialité perdure pendant toute la durée d’utilisation de Fluicy et survivra 5 ans après la fin de la relation contractuelle (sauf pour les données personnelles où l’obligation est illimitée tant qu’elles ne sont pas rendues anonymes ou détruites).

Les présentes CGU entrent en vigueur à compter de la création du compte ou de la première utilisation de Fluicy, et demeurent applicables pendant toute la durée d’utilisation du service par l’Utilisateur.

Durée de l’abonnement : Le contrat d’abonnement à Fluicy est conclu pour une durée indéterminée avec des périodes mensuelles (voir CGV sur les modalités de facturation). Tant que l’abonnement est actif et que le compte n’est pas résilié, les CGU restent en vigueur.

Suspension en cas de manquement : En cas de non-respect grave ou répété des CGU par un Utilisateur (par ex. violation de la loi, incident de sécurité causé, non-paiement, etc.), la Société pourra suspendre temporairement l’accès au compte du Client, voire le désactiver définitivement en cas de manquement insusceptible de remédiation. Sauf urgence ou acte manifeste (ex : activités illégales flagrantes, atteinte volontaire à la sécurité), la Société informera préalablement le Client du manquement reproché afin de permettre une explication ou une mise en conformité. La suspension ou fermeture du compte pour violation des CGU n’ouvre pas droit à indemnisation pour le Client, sans préjudice des montants éventuellement dus au titre de l’abonnement jusqu’à sa résiliation effective.

Résiliation par le Client : Le Client (Administrateur principal) peut décider de cesser d’utiliser Fluicy et de résilier son abonnement à tout moment via son espace compte (ou en contactant le support). La résiliation de l’abonnement sera effective à la fin de la période mensuelle en cours (pas de reconduction sur le mois suivant, conformément aux CGV). Cela entraînera la désactivation des accès Utilisateur une fois la période échue. Le Client est invité à exporter ou récupérer ses données avant la date de fin du service.

Conséquences de la fin de service : En cas de résiliation (par le Client ou par la Société), l’accès à Fluicy par les Utilisateurs sera coupé à l’issue de la période d’abonnement payée. La Société conservera les données du Client pendant une durée limitée après la fin du contrat (voir Politique de Confidentialité – conservation des données). Durant un délai de 30 jours suivant la fin, le Client pourra solliciter la récupération de l’ensemble de ses documents et données dans un format standard. Passé ce délai, la Société procèdera à la suppression ou anonymisation des données personnelles restantes, sous réserve des obligations légales de conservation. Les clauses des CGU destinées à perdurer (propriété intellectuelle, confidentialité, limitations de responsabilité…) resteront en vigueur après la fin du contrat.

Accès au service : Fluicy est fourni « en l’état » en tant qu’outil d’aide à la gestion. La Société met tout en œuvre pour assurer son bon fonctionnement et sa disponibilité. Toutefois, elle ne saurait garantir que le service sera en tout temps exempt d’erreurs ou d’interruptions. Le Client reconnaît que des pannes ou bugs peuvent survenir, et que la Société fera de son mieux pour les corriger dans des délais raisonnables. La Société ne garantit pas que Fluicy répondra à toutes les exigences spécifiques du Client ni qu’il atteindra des résultats particuliers (ex : augmentation de chiffre d’affaires, conformité légale totale sur tel ou tel aspect métier qui reste sous la responsabilité du Client).

Dommages indirects : Dans la mesure permise par la loi, la Société exclut toute responsabilité pour les dommages dits indirects subis par le Client lors de l’utilisation du service. Sont considérés comme indirects (et non indemnisables) les préjudices tels que perte de chiffre d’affaires, perte de clients, atteinte à l’image de marque, perte de données (sauf manquement avéré de la Société sur la sauvegarde), ou tout dommage qui n’est pas la conséquence directe et immédiate d’un éventuel manquement de la Société.

Plafond de responsabilité : Pour tous les dommages directs éventuellement prouvés, la responsabilité cumulative de la Société, tous faits générateurs confondus, sera strictement limitée au montant total effectivement versé par le Client à la Société au titre de l’abonnement sur les 12 derniers mois précédant le fait générateur du dommage. Si le service n’a pas encore 12 mois d’ancienneté, le plafond sera le montant correspondant aux mensualités déjà payées. Cette limitation s’applique que la responsabilité de la Société soit engagée contractuellement ou délictuelle, sauf en cas de faute lourde ou dolosive.

Données hébergées : La Société n’intervient pas dans le contenu des Données du Client, hormis pour la sauvegarde et l’hébergement. Elle ne saurait être tenue responsable des conséquences liées à l’inexactitude ou l’incomplétude de ces données, ou à des erreurs commises par le Client dans leur usage. Par ailleurs, bien que la Société s’engage à sécuriser les données, elle ne peut garantir qu’aucune perte ou altération ne surviendra jamais. Le Client accepte d’effectuer des sauvegardes régulières des données exportables lorsqu’il le juge nécessaire. En cas de perte ou corruption de données imputable au service, la Société fera de son mieux pour restaurer la dernière sauvegarde intègre disponible, ce qui constituera, le cas échéant, l’unique dédommagement.

Cas de force majeure : Aucune des parties ne pourra être tenue responsable d’un manquement à ses obligations contractuelles dû à la survenance d’un événement de force majeure au sens de la loi (par ex. catastrophe naturelle, panne générale Internet, conflit social, acte gouvernemental, etc.). Dans un tel cas, l’exécution des obligations est suspendue pendant la durée de l’événement de force majeure. Si le cas de force majeure se prolonge au-delà d’une durée raisonnable (ex. plus de 60 jours), chaque partie pourra résilier le contrat par notification écrite, sans indemnité.

Services tiers : La Société ne saurait être tenue responsable des services ou produits tiers éventuellement utilisés via Fluicy. Par exemple, Fluicy s’appuie sur Stripe pour le paiement : tout incident de paiement imputable aux réseaux bancaires ou à Stripe échappe au contrôle de la Société (bien que celle-ci assistera le Client pour le résoudre). De même, l’intégration de l’IA Gemini repose sur un fournisseur externe : la Société ne garantit pas le fonctionnement ininterrompu ni l’infaillibilité de ce composant tiers. Elle peut le désactiver temporairement en cas de problème de sécurité ou de conformité. En cas de défaillance d’un sous-traitant critique, la Société s’efforcera de trouver une solution alternative dans les meilleurs délais.

Dispositions d’ordre public : Aucune clause des présentes CGU n’a pour objet d’exclure ou limiter des droits auxquels il ne peut être légalement dérogé. Ainsi, les stipulations ci-dessus s’appliquent dans le cadre autorisé par la loi. Si la loi applicable au contrat prévoit une responsabilité obligatoire de la Société dans certains cas, ou accorde au Client un droit inaliénable, celles-ci primeront sur les clauses contraires.

Loi applicable : Les présentes CGU sont soumises au droit français. Elles sont rédigées en français qui sera considérée comme la langue faisant foi en cas de traduction.

Négociation amiable : En cas de différend relatif à l’exécution ou l’interprétation des CGU ou de l’utilisation de Fluicy, les parties conviennent de chercher d’abord une solution amiable. Le Client est invité à contacter le support de Fluicy pour signaler tout problème éventuel. La Société s’engage à prêter une oreille attentive à toute réclamation et à tenter de la résoudre diligemment.

Juridiction compétente : À défaut d’accord amiable dans un délai raisonnable (30 jours à compter de la notification écrite du différend), le litige sera porté devant les tribunaux compétents. Si le Client est un professionnel, toute contestation sera de la compétence exclusive du Tribunal de commerce du ressort du siège de la Société (sauf disposition légale impérative contraire).

_(Note : Si le Client n’est pas une entreprise mais un consommateur – bien que Fluicy soit réservé aux professionnels – il pourrait bénéficier de dispositions spécifiques du Code de la consommation et de la compétence du tribunal du lieu de son domicile. Cependant, Fluicy étant un service B2B, cette hypothèse n’est pas applicable dans le cadre normal.)_

Divisibilité : Si l’une des clauses des CGU était déclarée nulle ou inapplicable par une juridiction compétente, elle serait réputée non écrite sans entraîner la nullité des autres dispositions, qui resteront en vigueur.

Absence de renonciation : Le fait pour la Société de ne pas se prévaloir, à un moment donné, d’une quelconque clause des CGU ne vaut pas renonciation à s’en prévaloir ultérieurement.